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Gestion électronique de documents

Pourquoi installer une gestion électronique de documents en entreprise?

La GED (Gestion Electronique de Document) est un outilqui permet de répondre à 4 enjeux récurrents des entreprises :

Maîtriser et sécuriser l’information :

La GED offre une solution efficace pour sécuriser et classer le patrimoine documentaire de l'entreprise, garantissant ainsi la confidentialité et la protection des données sensibles.

Faciliter la recherche d’information :

Faciliter la recherche d’information : Grâce à la GED, il devient rapide et simple de retrouver tout document, qu'il soit en format papier ou électronique. Ceci permet d'éviter la perte d'informations, qui peut représenter jusqu'à 50 % du contenu inaccessible dans un délai raisonnable.

Gagner en productivité :

La GED optimise les processus de recherche, de classement et de distribution de l'information, réduisant ainsi le temps consacré à ces tâches. En automatisant ces processus, les collaborateurs peuvent économiser jusqu'à 30 % de leur temps de travail, habituellement dédié à la recherche et à l'archivage.

Accéder à l’information :

Accéder à l’information en situation de mobilité : La GED permet d'accéder aux documents et à l'information de l'entreprise à tout moment et depuis n'importe quel endroit. Cela facilite le travail en déplacement, les collaborations à distance et améliore la réactivité face aux demandes et aux besoins des clients.

Zeendoc, une solution logicielle de GED unique sur le marché

Avec Zeendoc, vous disposez de l'information recherchée en quelques secondes, et vous pouvez facilement diffuser et partager vos documents électroniques avec vos collaborateurs ou partenaires. Ce logiciel simplifie votre travail au quotidien et augmente votre productivité.

TecB a choisi Zeendoc pour son expertise technique et sa capacité à proposer des solutions réellement adaptées au quotidien des entreprises, notamment dans les domaines suivants :

La GED, grâce à Zeendoc, transforme la façon dont les entreprises de la région Lille Roubaix Tourcoing gèrent leurs documents. Elle offre une solution complète pour maîtriser, sécuriser et organiser l'ensemble des documents au sein de l'entreprise. En utilisant un logiciel de GED tel que Zeendoc, les entreprises peuvent maximiser leur efficacité et leur productivité tout en réduisant les risques liés à la gestion des documents. Ne tardez pas à passer à la gestion électronique de documents pour une meilleure gestion de l'information au sein de votre entreprise.

Gestion des flux documentaires

Dans un monde numérique, la dématérialisation des documents, notamment des factures, est un enjeu crucial pour votre entreprise. Notre objectif est de pouvoir répondre à l'ensemble de vos besoins et de vous proposer des solutions permettant d'optimiser au maximum votre gestion des documents tout au long de leur cycle de vie.

Services d'archivage de documents

Retrouvez vos documents, y compris vos factures, en un rien de temps grâce à l'archivage dématérialisé. Les recherches interminables dans les innombrables dossiers et classeurs appartiennent désormais au passé !

Vous pouvez disposer de toutes les informations contenues dans vos documents en toute sécurité et optimiser les processus de traitement et d'échange sur le cloud.

Avantages : Fini les problématiques liées au classement ou à l'archivage papier, pertes de temps et risque d'erreur. Retrouvez vos documents, y compris vos factures, quand vous en avez besoin. L'archivage électronique n'a jamais été aussi facile et rapide !

Signature électronique des documents

Faites signer vos documents, dont vos factures, par voie électronique et abandonnez le papier ainsi que les tâches manuelles. La signature électronique est parfaitement légale pour la majorité des documents. Nous proposons plusieurs niveaux de signature électronique, allant jusqu'au niveau de la signature qualifiée intégrant un tiers de confiance ayant la même valeur juridique qu'une signature manuscrite. Réduisez ainsi les délais de traitement et les coûts de vos contrats commerciaux ou contrats de travail.

FAQ GED

  • Qu'est-ce qu'un système de gestion électronique des documents (GED) ?

Les logiciels de gestion électronique de documents (GED/GEIDE) vous offrent la possibilité d'organiser et de centraliser vos fichiers papier et dématérialisés dans un environnement numérique. La mise en place de ces systèmes permet de traiter, collecter, stocker et gérer vos documents au sein de votre organisation, tout en conservant une trace de leur historique.

  • Quelles sont les caractéristiques essentielles d'un système de GED ?

Un système de GED doit offrir un moyen de capturer numériquement des documents, permettre l'indexation et la recherche des documents, assurer un stockage sécurisé et permettre le suivi des modifications apportées aux documents au fil du temps.

  • Comment capturer des documents dans un système de GED ?

Les documents peuvent être capturés numériquement dans un système de GED par le biais de la numérisation ou de la reconnaissance optique de caractères (OCR).

  • Comment les documents sont-ils indexés et recherchés dans un système de GED ?

Les documents sont généralement marqués avec des métadonnées, telles que des mots-clés et des informations sur l'auteur, pour permettre leur indexation et leur recherche dans un système de GED.

  • Comment un système de GED assure-t-il la sécurité des documents ?

Un système de GED permet de stocker les documents de manière sécurisée, en limitant l'accès aux utilisateurs autorisés seulement.

  • Pourquoi est-il important de suivre les modifications apportées aux documents dans un système de GED ?

Le suivi des modifications permet aux entreprises de garder le contrôle des versions des documents importants au fil du temps.

  • Comment choisir un système de GED adapté à ses besoins ?

Pour choisir un système de GED adapté, évaluez vos besoins spécifiques, analysez les fonctionnalités, évaluez l'interface utilisateur, vérifiez l'intégration avec d'autres outils, assurez la sécurité des données, considérez l'évolutivité et vérifiez le support et la formation proposés pour les entreprises dans le triangle Lille Roubaix Tourcoing.

 

Les solutions Zeendoc sont proposées en mode SaaS (Software aa Service), elles ne nécessitent donc pas d'installation informatique lourde sur vos postes informatiques. L'agilité de ces solutions en font des outils appréciés dans de nombreuses entreprises.

Découvrir le site Zeendoc

 

A propos

Nous sommes devenus en 15 ans votre expert en gestion documentaire, du document imprimé sur vos multifonctions intelligents Ricoh à la gestion de vos documents numériques.

Au-delà d'un modèle économique, nous agissons pour le bien du savoir vivre ensemble. Pour nous, nouer une relation commerciale commence par l'écoute des besoins particuliers de chacun.

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